7 trucos de Excel para trabajar mejor (y ganar tiempo)

Microsoft Excel es una herramienta ideal para destacar en el trabajo y ser más organizado y productivo. A continuación te aportamos 7 trucos sencillos de Excel para ganar en tiempo, eficacia y orden en la oficina.

Excel es uno de los programas más complejos y completos de la suite de Microsoft: gracias a él, puedes hacer todo tipo de cosas, desde calcular tu plan de pensiones a elaborar una factura o llevar al día tu contabilidad doméstica. Para el trabajo, aprovechar el potencial de Excel te ayudará a ganar tiempo, mejorar tu productividad y ser un empleado muy eficiente. 

Más de 100 atajos de Excel que seguro que no conoces

Da igual cuál sea tu profesión, ya que este programa te ayudará a mejorar toda clase de funciones, desde las finanzas a la gestión de eventos o la fijación de plazos y además, es útil para todos los niveles. Hoy, rescatamos algunas herramientas y funciones en esta plataforma que puedes utilizar para reducir tu carga de trabajo.

Tablas Dinámicas

Son especialmente útiles para informes y análisis, ya que te permiten resumir en un corto espacio de tiempo grandes cantidades de datos y tablas. La encontrarás dentro de la opción “Insertar/ Tablas dinámicas” y solamente deberás seleccionar los datos en la mitad superior de la barra de la derecha.

La parte inferior la emplearás para generar la tabla. Esta herramienta clasificará todos los datos en una tabla fácil de entender para que no tengas que ordenar una gran colección de datos y puedas concentrarte completamente en las piezas de información más relevantes.

Relleno Rápido Automático (o Autocompletar)

Es muy útil para ordenar los registros de la base de datos y administrar las listas de correo. Ayuda a los usuarios a evitar tareas repetitivas de entrada de datos, como dividir nombres de apellidos o separar el formato en mayúsculas del formato de minúsculas. Está activado de forma predeterminada y rellena automáticamente los datos cuando detecta un patrón.

Sin embargo, si no funciona según lo esperado, siga estos pasos para comprobar si Relleno rápido está activado. Haz clic en Archivo > Opciones y a continuación en Avanzadas, observiando si la casilla está activada. También puedes escribir CTRL + E para actualizar la sección.

Buscar Objetivos

Esta herramienta es muy útil para establecer objetivos y crear pronósticos, ya que te ayuda a determinar lo que necesitas para alcanzar un objetivo en particular. Por ejemplo, si quieres ganar 500.000 euros al año a partir de las ventas de productos, te ayudará a conocer cuántas unidades necesita vender para alcanzar ese objetivo.

Esta herramienta se encuentra en Datos – Herramientas de datos – Análisis de suposiciones – Búsqueda de objetivos y es bastante fácil de usar: tienes que seleccionar una una celda con la fórmula requerida en el cuadro “Establecer celda” y agregar el objetivo con el valor deseando.

Luego debes pinchar en “Cambiando celdas” para elegir un valor de entrada ajustado por Excel, que te mostrará los valores que necesitas para alcanzar los objetivos y ayudar a crear predicciones y pronósticos más precisos.

Formato condicional

El formato condicional te ayudará a preparar informes y análisis de grandes conjuntos de datos, ya que está concebida para destacar los datos más interesantes, en un estilo y formato similar. O lo que es lo mismo, podrás formatear las celdas de forma automática para otorgarles un color concreto, entre otras muchas variables.

Para ello, deberás seleccionar la celda y pinchar en “Inicio/Formato Condicional/ (y selecciona la opción que prefieras)”. Puedes elegir condiciones como “Menor que” o “Mayor que”, etc., para resaltarlas.

ÍNDICE y COINCIDIR

Estas dos funciones son idóneas para buscar datos rápidamente en una tabla como resultado de la intersección de una fila y una columna específicas. Con la función COINCIDIR podrás conocer el número correspondiente de la fila y de la columna y con la función INDICE especificar la tabla y el número de fila y columna.

La sintaxis correcta de las funciones es la siguiente: COINCIDIR(valor buscado;tabla en la que se busca;tipo de coincidencia) INDICE(tabla;nº fila;nº columna).

Gráficos de cascada

Son muy útiles para crear informes sobre el rendimiento, por ejemplo, ya que proporcionan una representación visual de los datos y pueden mostrar fácilmente las tendencias ascendentes y descendentes de los números.

Solamente debes seleccionar los datos, hacer clic en Insertar, a continuación en Insertar gráfico de cascada o gráfico cotizaciones y, por último, Cascada. También puedes usar la pestaña Todos los gráficos de Gráficos recomendados para crear un gráfico de cascada.

BuscarV

Esta función de Excel te permite cotejar datos y aunar esas hojas para generar informes como un inventario de producto. Para acceder a la fórmula Buscarv debes acceder el menú Fórmulas e introducir la celda que contiene tu número de referencia. Después, deberás introducir el conjunto de celdas de las que extraer los datos, el número de columna del dato que necesitas y verdadero o falso.

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