funciones, transparencia y medidas antifraude
La Secretaría General de la Universidad de Burgos es uno de esos servicios universitarios que normalmente pasan desapercibidos para el alumnado, pero que en realidad sostienen buena parte del funcionamiento jurídico, administrativo y normativo de la institución. Desde la publicación de resoluciones oficiales hasta la gestión de la transparencia y el acceso a la información pública, su papel es mucho más amplio de lo que suele imaginarse a primera vista.
En los últimos años, y especialmente a raíz de la implantación de los fondos europeos y de la normativa sobre integridad pública, la Universidad de Burgos ha reforzado sus mecanismos antifraude y de información interna. La Secretaría General se sitúa en el centro de este sistema, ordenando la publicación de documentos clave como el Plan de Medidas Antifraude o el Sistema Interno de Información, y coordinando, además, cómo puede la ciudadanía solicitar datos en el marco de la transparencia universitaria.
Contenido
Qué es la Secretaría General de la Universidad de Burgos y qué funciones tiene
En el organigrama de la UBU, la Secretaría General es un órgano clave de carácter jurídico y administrativo, encargado de velar por la legalidad de los actos de gobierno, certificar acuerdos oficiales y garantizar que las decisiones se tramiten y publiquen conforme a la normativa vigente. No se limita a “llevar papeles”: es la pieza que asegura que los procedimientos de la Universidad estén bien fundamentados y sean válidos.
Entre sus responsabilidades habituales se incluyen la redacción y custodia de actas de los órganos colegiados (como el Consejo de Gobierno o el Claustro), la emisión de certificaciones, la ordenación de la publicación oficial de resoluciones y normativas, así como la coordinación de aspectos relacionados con la transparencia, la integridad institucional y el régimen jurídico general de la UBU.
La figura del o de la Secretario/a General actúa también como fedatario público dentro de la Universidad. Esto significa que da fe de los acuerdos, resoluciones y actos que se adoptan en los órganos de gobierno, certificando que se han tramitado conforme a los procedimientos establecidos. Es, en la práctica, una garantía adicional de seguridad jurídica.
En los últimos tiempos, la Secretaría General ha ganado protagonismo al asumir la coordinación de planes específicos en materia de integridad, buen gobierno y lucha contra el fraude, en línea con las exigencias europeas y nacionales vinculadas a la gestión de fondos públicos. De ahí que se hayan dictado resoluciones específicas relativas a planes antifraude y sistemas internos de información.
Además de su faceta jurídica, la Secretaría General se relaciona de forma estrecha con los servicios de transparencia y comunicación institucional de la UBU, ya que muchos de los documentos que gestiona deben ser accesibles a la ciudadanía a través del portal de transparencia o de otras vías de difusión oficial.
Plan de Medidas Antifraude de la Universidad de Burgos
Una de las piezas centrales en materia de integridad institucional es el Plan de Medidas Antifraude de la Universidad de Burgos, cuya publicación fue ordenada mediante la Resolución de 26 de enero de 2023 de la Secretaría General. Este documento responde a las exigencias marcadas por la normativa europea y española para la prevención del fraude, la corrupción y los conflictos de interés en la gestión de fondos públicos, especialmente en el contexto de los fondos europeos.
El Plan de Medidas Antifraude configura un sistema preventivo, de detección, corrección y persecución de conductas irregulares que puedan afectar a la Universidad. No se trata solo de reaccionar cuando ya se ha producido un problema, sino de implantar mecanismos que dificulten la aparición de prácticas fraudulentas, establezcan controles internos y creen canales claros para comunicar posibles irregularidades.
Entre los aspectos que habitualmente recoge un plan de este tipo, y que la UBU adapta a su propia estructura, se encuentran la evaluación de riesgos de fraude en los procesos clave, la definición de principios de actuación para el personal y para los órganos de gobierno, así como la identificación de medidas específicas en materia de contratación, subvenciones, gestión económica y control de ayudas financiadas con recursos públicos.
El documento ordenado a publicar por la Secretaría General persigue, además, garantizar la compatibilidad entre el funcionamiento interno de la Universidad y los requisitos de los mecanismos europeos de financiación, algo fundamental cuando se gestionan proyectos vinculados al Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia u otros programas similares. La correcta implantación de este plan es, por tanto, condición necesaria para poder acceder y mantener determinados fondos.
Otro elemento clave del Plan de Medidas Antifraude es la promoción de una cultura de integridad y tolerancia cero frente al fraude. Esto implica acciones formativas, difusión de los contenidos del plan entre el personal y la comunidad universitaria, y la creación de canales para que cualquier persona vinculada a la UBU pueda plantear dudas o advertir de posibles comportamientos irregulares sin miedo a represalias.
La Resolución de 26 de enero de 2023 de la Secretaría General tiene un carácter eminentemente formal, en el sentido de que ordena la publicación del Plan para que pase a ser plenamente accesible y aplicable dentro de la Universidad de Burgos. Con ello, se dota de transparencia al sistema y se facilitan las consultas por parte de personas interesadas, ya sean miembros de la comunidad universitaria o ciudadanía en general.
Sistema Interno de Información y modificación del Plan de Actuaciones Antifraude
Complementando al plan general de medidas antifraude, la Universidad de Burgos ha aprobado un Sistema Interno de Información, tal y como recoge la Resolución de 12 de diciembre de 2023. Esta resolución no solo pone en marcha este sistema, sino que también introduce cambios en el Plan de Actuaciones Antifraude existente, adaptándolo a las nuevas obligaciones en materia de protección de informantes y canales de denuncia.
Este Sistema Interno de Información encaja con lo que popularmente se conoce como canal de denuncias o canal interno de información, regulado a nivel estatal por la normativa de protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción. En la práctica, se articula un procedimiento formal y seguro para comunicar hechos que puedan constituir fraude, corrupción, conflictos de interés o cualquier otra irregularidad relevante.
La Resolución de diciembre de 2023 establece que la Universidad de Burgos dispone de este mecanismo interno para que cualquier persona que tenga relación profesional o institucional con la UBU pueda transmitir información de forma confidencial, cumpliendo las garantías de protección de la identidad del informante y de las personas afectadas, así como los plazos y requisitos de tramitación establecidos en la ley.
Al mismo tiempo, este texto normativo introduce una modificación en el Plan de Actuaciones Antifraude, con el objetivo de alinear este plan con el nuevo sistema de información. Esto suele traducirse en ajustes en los flujos de comunicación, en la designación de órganos responsables de recibir y tramitar las informaciones recibidas, y en la articulación de medidas de seguimiento y respuesta ante las posibles irregularidades que puedan detectarse.
La importancia de este Sistema Interno de Información reside en que refuerza las garantías de integridad y transparencia dentro de la Universidad de Burgos. No solo se prevé qué hacer en caso de fraude, sino que se dispone de un canal estructurado para detectarlo y gestionarlo, ofreciendo a su vez un marco claro para analizar cada caso y adoptar medidas proporcionales.
En coherencia con el espíritu de la normativa de protección de informantes, el sistema contempla que no se puedan adoptar represalias contra quienes comuniquen de buena fe posibles infracciones. Este principio resulta esencial para que el canal sea utilizado con confianza, evitando el llamado “efecto silencio” por miedo a consecuencias laborales o académicas.
Transparencia en la Universidad de Burgos y acceso a la información pública
Más allá del ámbito estrictamente antifraude, la Universidad de Burgos está sometida a las obligaciones de la legislación de transparencia y acceso a la información pública, al tratarse de una institución pública que gestiona fondos y servicios de interés general. Esto supone mantener un portal de transparencia en el que se publiquen datos institucionales, económicos, contractuales y organizativos, entre otros contenidos.
Sin embargo, es posible que la persona interesada no encuentre en el portal toda la información que necesita. Para esos casos, la UBU prevé que se pueda solicitar información pública adicional por distintas vías. El propio portal de transparencia aclara que, si algún dato no está disponible en la web, se pueden utilizar tanto canales presenciales como medios de contacto a distancia para formular la solicitud.
En concreto, la Universidad de Burgos indica que se puede pedir información pública de forma presencial en los Servicios Centrales, ubicados en el Edificio de Administración y Servicios, en la planta baja de la calle Don Juan de Austria, 1, con código postal 09001 en Burgos (España). El horario de atención presencial para este tipo de gestiones se sitúa, de manera general, entre las 9:00 y las 14:00 en días laborables.
Además del canal presencial, la UBU ofrece un teléfono de contacto general: +34 947 258 700. A través de este número se puede solicitar orientación sobre el procedimiento de acceso a la información pública, redirigir la consulta al servicio competente o aclarar qué documentación es necesario aportar para tramitar correctamente la petición.
En el terreno digital, la Universidad facilita el correo electrónico info@ubu.es como vía de contacto general. Es un medio habitual para plantear dudas iniciales, solicitar información de carácter básico o recibir indicaciones sobre cómo presentar formalmente una solicitud de acceso dentro del marco de la normativa de transparencia.
Junto a la dirección genérica, el portal de transparencia menciona también el correo dircom@ubu.es, vinculado a la Dirección de Comunicación. Este canal suele utilizarse para cuestiones de naturaleza informativa y mediática, solicitudes de periodistas, preguntas relacionadas con la imagen institucional o la difusión pública de determinadas noticias, sin perjuicio de que la tramitación estricta de solicitudes de información pública siga los cauces legales establecidos.
La Universidad de Burgos pone igualmente a disposición de la ciudadanía un directorio de Facultades, Centros, Bibliotecas y otros servicios. Este directorio resulta útil para localizar contactos concretos cuando la información buscada depende de un área académica, un centro investigador, una biblioteca universitaria o un servicio específico de la UBU, favoreciendo así un acceso más directo a la persona o unidad que pueda ofrecer los datos requeridos.
Relación entre Secretaría General, transparencia y comunicación institucional
La estructura administrativa de la Universidad de Burgos se apoya en una colaboración estrecha entre la Secretaría General y los servicios de transparencia y comunicación. Cada una de estas áreas tiene funciones diferenciadas, pero todas convergen en la idea de que la actividad de la Universidad debe ser clara, accesible y ajustada a la legalidad.
La Secretaría General se encarga de la ordenación de la publicación de resoluciones y normas internas, como las relativas al Plan de Medidas Antifraude o al Sistema Interno de Información, asegurando que el texto aprobado por los órganos de gobierno se haga público de acuerdo con los procedimientos formales. Esto permite que los documentos tengan eficacia y sean conocidos por la comunidad universitaria y por la ciudadanía.
Por su parte, los servicios de transparencia se orientan a organizar y difundir la información que debe estar disponible de manera proactiva en el portal de transparencia, así como a canalizar las solicitudes que realizan personas externas. Aquí se integran datos sobre contratos, convenios, subvenciones, retribuciones, organización interna, planes estratégicos, etc.
La Dirección de Comunicación asume un papel más centrado en la difusión pública de la actividad académica y científica, la relación con los medios y la proyección de la imagen institucional. Sin embargo, también actúa de punto de contacto para muchas personas que, sin conocer la estructura interna, envían sus dudas o solicitudes de información a través del correo dircom@ubu.es, siendo derivadas después al servicio competente.
En este engranaje, la Secretaría General no solo tiene una función técnica, sino que también contribuye a que la información normativa y jurídica esté bien articulada con los canales de transparencia y comunicación. Así se garantiza que documentos como el Plan de Medidas Antifraude o el Sistema Interno de Información no se queden en un archivo interno, sino que formen parte del corpus de información accesible, permitiendo un mayor control social sobre la actuación de la Universidad.
La combinación de estos servicios refleja un cambio de enfoque en las instituciones públicas, incluida la UBU: pasar de una lógica de mera gestión interna a una cultura de rendición de cuentas, donde la difusión de información, la apertura de datos y los mecanismos de denuncia interna cobran un protagonismo creciente.
En conjunto, todo este entramado normativo y organizativo hace que la Secretaría General de la Universidad de Burgos sea un actor fundamental en la garantía de transparencia, integridad y buen gobierno. A través de resoluciones como la de 26 de enero de 2023 (Plan de Medidas Antifraude) y la de 12 de diciembre de 2023 (Sistema Interno de Información y modificación del Plan de Actuaciones Antifraude), se establecen pilares normativos que ordenan la prevención del fraude, la protección de las personas informantes y el acceso a la información pública.
Gracias a los canales presenciales, telefónicos y electrónicos que la UBU ha habilitado —incluidos el portal de transparencia, la atención en los Servicios Centrales de la calle Don Juan de Austria, el teléfono +34 947 258 700 y los correos info@ubu.es y dircom@ubu.es— cualquier persona interesada puede conocer mejor cómo funciona la institución, qué recursos gestiona y qué medidas ha adoptado para asegurar el correcto uso de los fondos y la limpieza de sus procesos internos.
